Contabilitate PFA - Registre, cheltuieli deductibile si obligatii 2026
PFA opereaza in contabilitate in partida simpla, inregistrand incasarile si platile la data documentului de plata. Intelegerea registrelor obligatorii, a cheltuielilor deductibile si a pragurilor de amortizare poate reduce semnificativ sarcina fiscala.
Registre obligatorii si partida simpla
RJIP (Registrul Jurnal de Incasari si Plati): registrul de baza, cronologic, totaluri lunare, pastrare 10 ani. REF (Registrul de Evidenta Fiscala): venituri si cheltuieli pentru D212. Registru Inventar: anual. Fisa Mijlocului Fix: per activ. PFA pe norma: doar incasari.
Contabilitatea PFA se bazeaza pe OMFP 170/2015 (partida simpla). Inregistrarile se fac la data documentului de plata, nu la data facturii.
RJIP (Registrul Jurnal de Incasari si Plati): registrul de baza care inregistreaza cronologic toate incasarile si platile. Totaluri obligatorii lunare. Pastrare 10 ani. PFA pe norma de venit: doar partea de incasari.
REF (Registrul de Evidenta Fiscala): inregistreaza venitul impozabil si cheltuielile deductibile pentru determinarea venitului net anual din D212. Pe sistem real: se completeaza atat veniturile cat si cheltuielile pe categorii. Pe norma: doar veniturile.
Registru Inventar: inregistreaza toate activele si pasivele la inventar. Se pregateste la inceputul activitatii si se actualizeaza anual la sfarsitul anului. NU este obligatoriu pentru PFA pe norma de venit.
Fisa Mijlocului Fix: pentru fiecare activ fix, inregistrand valoarea, metoda de amortizare, durata utila si amortizarea anuala.
Nu exista obligatie legala de a angaja contabil. Dar devine practic necesar daca PFA e platitoare TVA, are angajati, sau opteaza pentru partida dubla.
Cheltuieli deductibile: ce se deduce si ce nu
Integral deductibile: echipamente, software, internet, contabilitate, deplasari, publicitate, comisioane bancare. CAS si CASS deductibile. Partial: protocol 2% din baza, auto 50%, organizatii profesionale 4.000 EUR/an. Nedeductibile: cheltuieli personale, amenzi, impozitul pe venit.
Principiul general (Art. 68 Codul Fiscal): cheltuiala e deductibila daca e facuta in scopul obtinerii veniturilor si e documentata corespunzator.
Integral deductibile: rechizite birou, licente software, hosting si domenii, servicii de contabilitate si juridice, abonamente telefon/internet pe numele PFA, echipamente profesionale (laptopuri, scule), cursuri si conferinte, asigurari profesionale, comisioane bancare, publicitate si marketing (Google Ads, Facebook Ads), deplasari de afaceri. CAS si CASS sunt deductibile din baza impozitului.
Partial deductibile: protocol/divertisment maxim 2% din baza de calcul, contributii organizatii profesionale maxim 4.000 EUR/an, cheltuieli auto pentru uz mixt personal/profesional: 50% deductibil.
Nedeductibile: cheltuieli personale, amenzi si penalitati, impozitul pe venit, anumite taxe locale, protocol peste limita de 2%.
Prag factura: cheltuieli peste ~100 EUR necesita factura pe numele PFA. Bonurile fiscale singure sunt insuficiente. Activele peste 2.500 lei cu durata > 1 an se amortizeaza (liniar, degresiv sau accelerat - 50% in primul an pentru IT/software).
Casa de marcat si e-Factura pentru PFA
Casa de marcat: obligatorie pentru incasari cash/card de la public. Exceptii: profesii liberale, doar viramente. Noutate 2026: POS/QR obligatoriu. e-Factura: toate facturile B2B/B2C prin ANAF. PFA pe CNP: Form 082 inainte de 1 iunie 2026.
Casa de marcat electronica fiscala (AMEF) este obligatorie (OUG 28/1999) pentru PFA care incaseaza numerar sau plati cu cardul pentru bunuri si servicii catre public.
Exceptii: profesii liberale (medici, avocati, notari, contabili, arhitecti, traducatori), si activitati cu plati EXCLUSIV prin virament bancar. PFA exceptate care incaseaza cash: trebuie sa emita chitante manuale.
Noutate 2026 (Legea 239/2025): toate PFA care incaseaza cash trebuie sa implementeze metode moderne de plata (POS, QR, aplicatii digitale). Amenda: 5.000-10.000 lei.
e-Factura: din 2026, toate facturile B2B si B2C trebuie transmise prin RO e-Factura. PFA inregistrate cu CUI: reguli standard (5 zile lucratoare). PFA identificate prin CNP (fara CUI): trebuie sa se inregistreze in Registrul e-Factura prin Formularul 082 inainte de 1 iunie 2026. Factura netransmisa risca pierderea validitatii fiscale si a deductibilitatii TVA pentru beneficiar.